Partnership met je leverancier én kosten besparen: is dat haalbaar?

31 juli 2013

Je kunt de TV niet aanzetten of er komt wel een talentenshow voorbij. Talentenshows met veel getalenteerde en kwalitatief goede deelnemers, maar of je daarmee ook per definitie wint? Meestal niet. Meestal wint diegene met de meeste fans; die het meeste bellen of sms’en. Fans die het talent ‘gewoon’ leuk vinden, ondanks dat hij of zij misschien niet de beste is. Geldt dat nu ook voor leveranciers? Kies je deze omdat je hem of haar gewoon aardig vind, of omdat de leverancier kwalitatief en financieel echt veel beter is dan zijn concurrent?

 

De selectie van een leverancier

Als facility manager heb je vaak te maken met leveranciers. Leveranciers voor de catering, schoonmaak, beveiliging, kantoorartikelen, receptie of de service desk. Leveranciers die de uitvoering of levering van de facilitaire producten en diensten op zich nemen; de uitvoering van joúw facilitair proces. Je uitbesteed dit niet zomaar uit aan een leverancier. Dit doe je om kosten te besparen, de flexibiliteit in je organisatie te vergroten en/of de kwaliteit van je facilitaire organisatie te verhogen. Door de economische crisis komt een steeds grotere druk op de prijs/kwaliteit verhouding. Hierdoor lijkt het alsof leveranciers steeds meer op elkaar gaan lijken. Als er weinig verschil is in kwaliteit en prijs, waar baseer je dan als opdrachtgever je keuze op? Een partnership met je leverancier blijkt daarbij steeds belangrijker te worden.

 

Gezamenlijk belang staat voorop

Uit onderzoek naar partnership (van Asch, van der Hoff en Vogelpoel; 2012) blijkt dat opdrachtgevers twee basale behoefte hebben in de samenwerking met een leverancier:

 

  • Een leverancier die toegevoegde waarde levert aan de reguliere dienstverlening door te zorgen voor besparingen en/of kwaliteitsverbeteringen;
  • Het mijden van zogenaamde vechtcontracten door het aangaan van een vertrouwensrelatie tussen opdrachtgever en leverancier.

 

Steeds meer facility managers blijken het belang van een goede samenwerking met zijn leveranciers in te zien. Ook leveranciers onderling gaan steeds vaker een partnership aan. Het gaat in eerste instantie niet om de laagste prijs of de beste kwaliteit, maar om het gezamenlijke belang en de onderlinge relatie. Hiermee kan de facility manager op lange termijn een continue kwaliteitsverbetering bewerkstelligen. In de relatie met leveranciers liggen namelijk vaak de antwoorden op de vraag waar en hoe besparingen en verbeteringen mogelijk zijn. Op welke wijze toegevoegde waarde geleverd kan worden, ook met minder kosten. Door de relatie met de leverancier te verdiepen en verfijnen, kun je elkaar versterken en er allemaal beter door worden. Niet de leverancier afrekenen met een malusregeling als hij niet voldoet aan de vastgestelde kritische prestatie indicator (KPI), maar de leverancier vragen of hij kan helpen bij een probleem zodra deze zich voordoet.

 

Samenwerking en vertrouwen

Maar hoe zorgt je voor een goede vertrouwensrelatie? Ten eerste moet je een gezonde aantrekkingskracht kennen. De juiste match of fit moet bestaan tussen opdrachtgever en leverancier. Helder moet zijn welke zaken je voor elkaar over hebt, en welke offers je wilt of kunt maken. Ten tweede is het belangrijk goede afspraken te maken. Welke verwachtingen zijn er over en weer, welke financiële kaders zijn er en wat is de rolverdeling? Daarna begint de samenwerking pas echt, je moet er continue aan blijven werken. Het gaat om houding en gedrag. In professionaliteit, betrouwbaarheid en betrokkenheid. Alleen op die manier kun je ook op langere termijn kennis, kwaliteit en kostenvermindering behalen.

 

Een goede relatie met je leverancier zorgt dus uiteindelijk niet alleen voor een prettige samenwerking, maar ook voor een heldere uitwerking van een visie op kwaliteit en prijs.  Hierdoor kies je als opdrachtgever wellicht niet altijd voor de leverancier ‘met de allermooiste stem’, maar wel één waar je op lange termijn de meeste succes mee behaald! 

 

Hoe ga jij als opdrachtgever om met het selecteren van je leveranciers? Baseer je je keuze alleen op de optimale prijs/kwaliteit verhouding of laat je de samenwerkingscomponent en dus het vertrouwen in- en professionaliteit van de leverancier ook meewegen in je beslissing?