Omgaan met elkaar in een open kantoor

17 december 2012

Een veelgehoorde klacht bij organisaties met open kantoortuinen is dat er teveel rumoer is van andere collega’s. Dit stoort tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. Men kan zich niet concentreren of zich niet verstaanbaar maken terwijl er getelefoneerd wordt met een belangrijke klant. Er zijn twee mogelijkheden om dit op te lossen. Ten eerste moet men zich meer bewust worden van het eigen (stem)volume en ten tweede is het belangrijk dat er werkplekken zijn voor ieder type werk dat wordt uitgevoerd.

 

Het gedrag van de collega
De eerste oplossing die bovenstaand genoemd wordt is vaak ook direct de moeilijkste. Iedereen moet vaak even wennen aan een nieuwe manier van werken. Bij de nieuwe manier van werken in een open kantoortuin hoort dat je elkaar ook aan leert spreken. Daar hoort vervolgens bij dat je als collega ook openstaat voor feedback van andere collega’s. Het aanspreken van elkaar, ontvangen van bepaalde feedback en daar ook nog wat mee doen is voor veel mensen moeilijk. Het is daarom zeer belangrijk dat mensen zich daar voor openstellen en elkaar leren aanspreken op het gedrag. Hier moet je met elkaar over praten, samen bepaalde regels ontwikkelen en evalueren na een bepaald moment hoe het gaat. Je kunt ervan uitgaan dat mensen volwassen genoeg zijn om dit zelf te doen, maar zoals met alles waar ‘je kunt ervan uitgaan’ voor staat kun je dat dus beter niet doen.

 

Activiteitgerelateerde werkplekken
De tweede oplossing voor het probleem ligt in het type werkplekken dat beschikbaar is. Veel organisaties overleggen te weinig met hun medewerkers over welk type werk ze dagelijks uitvoeren en wat voor type werkplek ze daarbij nodig hebben. Dat betreft de fysieke plaats van de werkplek in een ruimte (is die open, gesloten, centraal, afgelegen) en de inrichting van die ruimte (voor één of meerdere personen, ingericht met bureaus of als overlegruimte, geschikt voor brainstormen of niet, enz). Zo zijn er vele invullingen mogelijk en past elke invulling (als het goed is) bij een bepaalde wens om een bepaald soort type werk uit te kunnen voeren. Zo zul je bij kennisorganisaties meer stilteplekken zien. Bij creatieve organisaties een mix van stilteplekken en brainstormruimtes. Bij een callcenter zul je overwegend open kantoorruimtes zien, en zo voort.

 

Alternatieven
Voor geluidsbeperking zijn er natuurlijk ook vele alternatieven te noemen. Veel van het rumoer is ook gelegen aan de wijze waarop een kantoor gebouwd of ingericht is. Bij gebruik van materialen die een akoestische werking hebben zal geluid bijvoorbeeld minder ‘rondzingen’.

 

Uiteindelijk gaat het erom dat je het werk uit kan voeren in een geschikte ruimte. Op dat moment ben je immers maximaal productief en werk je ook gewoon lekker. Heb je dit niet, kaart het dan eens aan binnen de organisatie en praat er over. Een verandering van indeling of werken aan bewustwording bij collega’s is sneller behaald dan je misschien denkt.