Interruptie door collega’s en technologie funest voor productiviteit

28 april 2010

Een tijdje geleden las ik een wat oudere blogtekst over interruptie op de werkvloer en de invloed daarvan op de productiviteit van werknemers. Hoewel het stuk een aantal jaar oud is, past het prima in deze tijd. Juist nu de digitale werkvormen en werktoepassingen nog steeds uitgebreid worden, lijkt er steeds meer behoefte te komen aan rust. Even geen bliepjes van de mail, geen knipperende lampjes op de mobiele telefoon, en even geen pop-ups van agendaherinneringen.

 

Aan de ene kant kun je zeggen dat interruptie die mensen ervaren in hun werk door telefoon, mail, chatprogramma's, digitale agenda's funest zijn voor de productiviteit van de werknemer. De werknemer wordt immers van zijn werk gehaald en het duurt vervolgens weer 10 minuten tot misschien wel een half uur voordat iemand zijn volledige concentratie terug heeft. Door constante interruptie kun je niet echt nadenken en niet echt doordenken over waar je mee bezig bent.

 

Aan de andere kant zijn er mensen die zeggen dat interruptie juist zorgt voor creativiteit. Mensen die alleen in hun eigen wereld denken en geen nieuwe dingen zien of horen blijven denken in dezelfde patronen. Juist door interruptie van geluiden, gesprekken, vragen, kun je op nieuwe ideeën komen.

 

De vraag is dus welke prikkels je wanneer nodig hebt. Het begint allemaal bij een goede planning aan het begin van de dag en een juiste inrichting van de werkomgeving. Wanneer je aan het begin van de dag bepaalt wat je wil gaan doen, kun je bepalen welke werksetting het beste past bij een bepaalde werkzaamheid. De kracht van het werkomgevingsconcept moet zijn om in die verschillende behoeften te voorzien. Een stilteplek, een projectplek, een vergaderplek, een creatieve plek, een brainstormplek, een samenwerkplek, etc. Wanneer je inspiratie nodig hebt kun je tussen collega's in gaan zitten en wanneer je even moet concentreren kun je op een stilteplek werken.

 

Interruptie is ook een tegenstrijdig verschijnsel. Een werknemer probeert productief te zijn door collega's iets te vragen. Die collega's zijn verstoord en raken daardoor vervolgens minder productief. Het gaat daarbij dus ook om een stukje kantooretiquette: weet hoe je omgaat met elkaar in open werkomgevingen. Maak bijvoorbeeld een lijstje met vragen voor iemand in plaats van steeds 1 vraag te stellen. Houd een beetje rekening met elkaar.

 

(foto: kantoor van een krant in Tokyo, 1950)