Bring Your Own – Hoe werkt dat nou?

15 februari 2012

Bring Your Own is het nieuwe business model dat kenniswerkers de mogelijkheid geeft om zelf te kunnen kiezen met welk ‘gereedschap’ zij hun werk willen uitvoeren. Door middel van het faciliteren van mogelijkheden als een vergoeding heeft de medewerker de mogelijkheid om zijn eigen apparaat te kiezen waar hij of zij het beste mee werkt. Voor organisaties is dit een mogelijkheid om niet meer achter te lopen op de technologie, maar juist een technologische vooruitgang te boeken. Ook is het een manier om in te springen op de trend van innovatieve devices. Wat hierin wel erg belangrijk is, is om een balans te vinden tussen de wensen van de gebruikers en de voorwaarden van de CIO (Chief Information Officer). Wanneer BYO eenmaal gemeengoed is binnen een organisatie kun je zelfs denken aan toepasbaarheid in zaken als HRM en huisvesting. Laat medewerkers zelf beslissen wat ze willen. Maar hoe?

 

Voorbeelden uit de praktijk

Een mooi voorbeeld uit de praktijk zijn de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Zij zagen bij hun werknemers dat zij veel liever hun werk thuis deden op hun eigen device. Dat komt omdat je dan zelf kunt bepalen welke programma’s je gebruikt. Bovendien is je privécomputer vaak sneller dan op het werk. De gemeenten gingen daarom na of het wel zo logisch was om hun werknemers te voorzien van standaard middelen terwijl zij hun werknemers juist willen faciliteren om hun werk zo goed, slim en efficiënt mogelijk te doen. 

 

Zij introduceerden het BYO concept waarbij de ambtenaren vrij zijn om hun eigen gereedschap te kiezen, zolang het de kwaliteit en kwantiteit van hun werk maar ten goede komt. De leidinggevende focust hierbij op de resultaten van het werk, niet waarmee het werk wordt gedaan. In het kader van flexibel werken, lijkt het BYO concept de meest logische keuze.

 

Negatieve maar ook Positieve aspecten

Bij het BYO concept moet er met aandacht naar een aantal zaken worden gekeken. Aspecten als beveiliging en technische problemen zijn erg belangrijk om voortijdig uit te zoeken wat voor beleid hiervoor nodig is. Ook het feit dat er verschillende apparaten worden aangeschaft, brengt mee dat de IT afdeling nu niet kan focussen op een bepaald soort apparaat. Goede afspraken met werknemers is hierbij belangrijk wat betreft het zorgdragen voor een goede aankoop en het goed kunnen uitvoeren van hun werk op het zelfgekozen apparaat.

 

Maar er zijn ook veel voordelen aan dit concept. Het mogelijk maken van telewerken is hier een van. Dit gaat veel gemakkelijker, wanneer men ook zijn voorkeur aan apparaten kan gebruiken. Doordat men het apparaat kiest waar hij of zij het beste op kan werken, is de kans dat de productiviteit stijgt ook groter. Verder kunnen organisaties inspelen op de trend van innovatieve devices wat jong talent aantrekt en behoudt. Vooral kijkend naar de toekomst waarin een ‘war of talent’ zal plaatsvinden, is dit een belangrijk aspect. En natuurlijk zijn er de kostenbesparingen; minder investeringen in apparatuur en minder behoefte aan IT-training en IT-ondersteuning.

 

Succesvol toepassen

Om het BYO concept succesvol toe te kunnen passen, is het belangrijk om op twee factoren te focussen. Ten eerste heb je te maken met het aspect ‘systemen’. Goede afspraken moeten gemaakt worden over ICT, beveiliging, gebruik en een kostenplaatje mag niet ontbreken. Maar een ander erg belangrijk aspect is ‘de mens’. Voordat het concept wordt toegepast, is het belangrijk om de volgende aspecten uit te zoeken om van daaruit in te kunnen spelen op de behoefte van het BYO concept. Denk hierbij aan de volgende vier aspecten:


1. Leent de omgeving zich voor het concept?

Kijk hierbij naar je werknemers. Hebben zij behoefte aan het werken met hun eigen apparaat? Voor wie is het BYO concept geschikt? Ga daarom goed na of iedereen geïnteresseerd is in het concept en of er ook daadwerkelijk voordelen uit te halen zijn.

 

2. Meet de belangstelling voor het initiatief

Zorg hierbij dat managers en medewerkers op een lijn zitten. Zij moeten het beide eens zijn met de BYO regels. Zorg er daarom voor dat het programma aansluit op zowel de bedrijfscultuur, als op de toenemende vraag naar een flexibele levensstijl dat  ondersteund wordt door het eigen gekozen gebruik van apparatuur.

 

3. Bepaal hoe het management aanstuurt op de gewenste output

Ontwikkel een BYO beleid samen met de belangrijkste stakeholders. Een belangrijke voorwaarde voor het implementeren van het BYO concept is dat alle stakeholders, dus de ICT, juridische afdeling en de HR het eens zijn over een overkoepelend beleid voor een optimaal resultaat.

 

4. Moedig werknemers aan

Wanneer de omgeving zich leent voor het concept en de belangstelling is gemeten, moeten organisaties hun werknemers gaan stimuleren om hun eigen device(s) te kopen en te gebruiken voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden. Zorg er hierbij voor dat er een verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkeld wordt.

 

Wanneer de mens als belangrijkste factor wordt gezien in het implementeren van het Bring Your Own concept, is de kans van slagen groot. De valkuil bij het implementeren van zo’n concept is de focus leggen op de IT en de beveiliging kant. Hier moet men voor waken. Let er daarom op dat je als organisatie de factor ‘mens’ op de allereerste plaats zet. Wanneer dit het geval is, is succes gegarandeerd.